La gestion d’un club sportif amateur est un défi qui demande organisation, engagement et vision à long terme.
Entre la gestion des adhérents, la recherche de financements et l’animation de la vie associative, les dirigeants bénévoles doivent jongler avec de nombreuses responsabilités.
Découvrons ensemble les clés pour développer et pérenniser un club sportif amateur dynamique.
Les fondamentaux de la gestion d'un club sportif amateur
La gestion d’un club sportif amateur est une activité stimulante qui s’appuie sur des principes spécifiques.
En amont, on retrouve la structure organisationnelle du club qui n’est pas identique d’un club à l’autre.
À côté des postes de direction, l’animation quotidienne est assurée essentiellement par les encadreurs sportifs.
Salariés ou bénévoles, ces professionnels du sport sont ceux qui encadrent au quotidien les adhérents du club amateur. Il est utile de préciser les rôles et les responsabilités de chacun d’entre eux.
Les questions relatives à leur formation, rémunération, qualité de vie au travail, relations doivent être clairement établies en amont de votre projet sportif.
Sur le plan légal, il est nécessaire de définir la forme juridique de votre projet sportif. Il peut s’agir d’une association sportive déclarée, non déclarée ou autorisée.
Dans chacun des cas, des démarches sont à suivre auprès de l’administration.
La gestion financière : nerf de la guerre du sport amateur
Pour qu’un club sportif amateur se pérennise, il est important que la gestion financière soit efficace.
L’un des éléments de cette gestion c’est la recherche des financements. En termes de source de financement, pensez :
- Aux recettes liées à la vente des produits du club (T-shirt, casquette, stylo, pull-over, agenda, porte-clés…) ;
- Aux recettes des évènements organisés par le club ;
- Au crowdfunding ou financement participatif
- Aux subventions qui sont des aides publiques de nature matérielles, financières ou logistiques pour soutenir votre club amateur ;
- Au sponsoring sportif qui est une aide financière versée par une marque en échange de la visibilité et de la valorisation de son image par vos valeurs sportives ;
- Aux cotisations des licenciés qui sont des sommes versées par les athlètes pour devenir membres du club ;
- Aux dons et aux contributions des mécènes, etc.
Ces différentes sources de financement doivent être mobilisées. Le budget établi doit aussi être clair et réaliste, les recettes et les dépenses doivent être gérées de manière responsable et transparente dans le cadre d’un système de suivi financier.
Cela permet de conserver la confiance des membres du club et de ses partenaires potentiels.
Les subventions et aides disponibles pour les clubs amateurs
Les subventions constituent l’une des plus importantes sources de financement des clubs sportifs amateurs si elles sont données principalement par les structures publiques. Elles peuvent également émaner des organismes privés.
Les subventions publiques sont celles versées par l’état aux clubs sportifs agréés par les structures spécialisées du ministère des sports (agence nationale du sport) et par les collectivités territoriales (mairies, conseil régional, communautés).
Les subventions sont importantes pour financer les clubs sportifs amateurs.
Les subventions privées viennent des particuliers, des fondations internationales et des mécènes sportifs.
Pour bénéficier d’une subvention, votre club doit remplir certains critères en termes de légalité du club, budget, mode de fonctionnement, document bancaire.
La démarche pour obtenir une subvention consiste à faire une demande à l’organisme concerné. De manière concrète, vous devez remplir le formulaire Cerfa n°12156*06. Dans ce document de neuf pages vous complétez des informations liées à :
- L’identification de votre club sportif ;
- Vos relations avec l’administration et d’autres associations sportives ;
- Votre budget et votre capital humain ;
- Le projet pour lequel la subvention est demandée ;
- Vos attestations.
Cette demande va être étudiée en vue de l’attribution ou non de la subvention.
La recherche et fidélisation des partenaires
Par le sponsoring, un club sportif amateur a accès à un sponsor qui lui apporte de l’argent, du matériel, du temps et des compétences.
Élaborer une stratégie est donc nécessaire pour trouver des sponsors pour votre club.
Cela passe par le montage d’un dossier de sponsoring solide contenant la présentation de votre club amateur, les objectifs de votre demande de sponsoring, votre grille tarifaire et votre stratégie de développement.
Dans une démarche offensive, vous devez afficher une image professionnelle d’un club amateur avec un accent sur vos valeurs.
Les partenariats construits devraient être durables. Vous devez vous attribuer des sponsors proches de vous (entreprises locales) partageant vos valeurs et dont vous pouvez faire la promotion des produits.
Formalisez votre partenariat par un contrat de sponsoring et assurez vous de remplir vos obligations vis-à-vis du sponsor.
Le développement et la fidélisation des adhérents
En matière de recrutement des licenciés, les clubs amateurs s’appuient sur plusieurs stratégies.
| Mode de recrutement | Description/portée |
|---|---|
| Les vidéos | Il s’agit d’observer son équipe et l’adversaire. L’observation des vidéos permettent de scruter à moindre coût un joueur ; Permet de se faire une idée du niveau du joueur à recruter |
| Les data et statistiques | Ils permettent d’identifier des joueurs sur lesquels on va ensuite essayer d’avoir plus d’informations avant de prendre contact ; |
| Les agents de joueur | Le réseau d’agents travaille dans différents secteurs, à l’étranger et à différents niveaux ; |
| Le réseau | Permet de se créer un réseau de sportifs par des expériences, dans lequel on pioche les recrues ; |
Une fois recrutés, les licenciés de votre club de sport amateur doivent être fidélisés pour la pérennité et le bon fonctionnement de ce dernier.
Commencez par valoriser les rôles des uns et des autres (mise en avant des efforts, mots d’encouragement, formations proposées…) tout en faisant du club une seconde famille pour chacun (organiser des anniversaires, des célébrations des victoires, l’accueil des nouveaux…).
L'importance de la communication interne et externe
À l’image de toute organisation, le club sportif amateur a besoin d’une communication efficace pour fonctionner.
Sur le plan interne, les échanges et la communication entre les parties du club doivent être fluides.
Que ce soit la programmation des entrainements ou des matchs, la mise à jour des plannings, l’organisation des tournois à domicile, du paiement des cotisations, des échanges avec les parents des sportifs, du partage des photos, la communication doit être simple, claire, personnalisée.
La communication doit être simple, claire, personnalisée.
Certains outils de gestion des clubs amateurs permettent de centraliser les informations et de gagner en temps, car chaque adhérent accède aux informations dont il a besoin directement depuis une application mobile.
Avec l’extérieur, la direction doit fournir des informations précises à l’ensemble de ses partenaires via des moyens variés (mails, réseaux sociaux…).
L'organisation sportive et logistique
Parmi les mesures qui permettent de dynamiser un club de sport amateur, il y a entre autres l’investissement dans les équipements et les infrastructures.
Pour proposer des services de qualité à vos adhérents, votre club sportif amateur doit disposer d’équipements et de structures sportives modernes.
Que ce soit les équipements pour l’initiation, pour les entraînements ou pour des compétitions officielles, vous devez mettre l’accent sur des équipements qui offrent un cadre motivant et épanouissant pour les activités physiques et sportives.
Ajoutez à cela les textiles personnalisés (t-shirts, casquettes, etc.) qui participent au développement de l’identité visuelle de votre club amateur.
La planification des entrainements et compétitions insuffle un certain dynamisme à un club de sport amateur. Mettez en place des tournois via lesquels l’ensemble de vos adhérents est sollicité.
Vous pouvez également organiser des compétitions ouvertes à des participants extérieurs au club (adultes ou enfants), question d’attirer de nouveaux adhérents éventuels.
La gestion des ressources humaines bénévoles
Côté capital humain, un club sportif amateur ne peut se passer des bénévoles pour son animation au quotidien.
Un club sportif amateur ne peut se passer des bénévoles.
Recrutés de diverses manières, les bénévoles doivent être formés pour mener à bien leurs missions. En se formant en interne ou en externe, les bénévoles seront :
- Davantage engagés, car se sentiront plus valorisés ;
- Plus responsables et autonomes et capables d’optimiser leur temps de travail ;
- Assez professionnels dans la manière dont ils effectuent les tâches que l’on attend d’eux.
Les outils numériques au service du club
Organisation des matchs, envoi des convocations, planification des entrainements, communications entre les sportifs…autant de tâches qu’implique la gestion d’un club amateur.
Il existe heureusement des outils numériques pour vous aider dans ce sens. Voici quelques-uns :
| Outil de gestion sportive | Les plus de l’outil |
|---|---|
| Kalisport | Fonctionnalités administratives pour la gestion des paiements et des inscriptions ; Propose des outils complets pour la gestion des entraînements, des convocations et des performances ; Intègre divers outils de communication |
| Teampulse | Propose une messagerie et des notifications en temps réel ; Permet de planifier les activités et gérer les disponibilités ; Interface conviviale et facile à naviguer ; Outils de gestion des statistiques pour optimiser les entraînements et les matchs |
| Teamworks | Propose l’analyse et le partage de fichiers ; Utilisé par de nombreux clubs professionnels, gage de qualité ; Plusieurs fonctionnalités incluant la gestion des événements, des horaires et des communications. Interface robuste et fiable |
| Teambook | Interface intuitive et facile à utiliser ; Coût accessible (dès 45 dollars par mois, quel que soit le nombre d’utilisateurs) ; Fonctionnalités avancées de planification et de gestion des disponibilités ; Notifications en temps réel pour tenir les membres informés des mises à jour ; Capacité à créer des plannings personnalisés |
Ces différents outils et bien d’autres, grâce à leurs fonctionnalités avancées, automatisent les tâchent et facilitent le quotidien des entraîneurs, des dirigeants et des licenciés dans un club sportif amateur.
L'adaptation aux nouvelles attentes des pratiquants
Dans le monde du sport, la volonté de relever les défis est permanente.
Il est donc évident que des innovations sportives révolutionnent ce secteur chaque fois.
Portées par des startups audacieuses, les innovations dans le milieu sportif amateur concerne des produits technologiquement avancés.
On peut retrouver dans ce registre les infrastructures connectées (gymnases, terrains de jeu, salles multisports intelligents), les textiles et autres matériaux qui allient performances et écologie (vêtements, chaussures), les objets intelligents (rameurs, poteaux de rugby, montres, ballons, protège-tibia connectés…) et des casques de réalité virtuelle.
Ces différentes solutions révolutionnent la manière dont les sportifs peuvent apprendre ce qui les passionne pour optimiser leur jeu.
Mesurer et optimiser la performance du club
Au fur et à mesure qu’un club sport amateur évolue, il doit pouvoir mesurer ses performances. Il est important de vous appuyer sur certains KPI pour apprécier votre déploiement.
| Indicateur (KPI) | Contenu | Importance pour le club sportif amateur |
|---|---|---|
| Taux de rétention des adhérents | Pourcentage des athlètes qui restent dans votre club sur une période spécifique | Aide à identifier les secteurs où des améliorations et ajustements s’imposent ; Évalue l’efficacité des programmes |
| Revenus issus des frais de scolarité | Montant d’argent versés par les sportifs inscrits | Mieux planifier le budget ; Allouer les ressources de manière efficace ; Comparaison des résultats des années |
| Nombre d’athlètes | Nombre total d’athlètes inscrits dans votre club sportif | Permet de comprendre votre popularité et la demande de vos programmes ; Orientation des décisions marketing |
| Nombre d’encadreurs certifiés | Volume d’entraineurs ayant suivi une formation certifiante | Sert à évaluer le niveau d’expertise des encadreurs et la qualité des talents issus du club ; |
| Partenariats avec les écoles, clubs, organisations | Nombres de partenariats établis sur une durée | Sert à mesurer le ROI ; Apprécier les forces et faiblesses en termes de stratégies de partenariats |
| Croissance des ventes des produits du club | Augmentation des revenus générés issus des marchandises du club | Permet de comprendre la popularité et la demande des produits |
Autant d’indicateurs qui vous permettent d’amorcer le développement de vos stratégies.
La construction d'un projet club structurant
Un club sportif amateur est un projet et comme tel, il doit être défini par un plan technique, organisationnel et stratégique.
Après avoir défini l’identité de votre club sportif (structure, forme juridique, valeurs, organigramme), demandez-vous pourquoi elle va exister et quelle sera sa mission première. Sera-t-elle principalement sociétale, culturelle ou purement sportive ?
Votre mission doit être clairement formulée afin d’atteindre les objectifs que vous vous serez fixés.
Passez ensuite aux orientations stratégiques de votre club sportif à travers différents axes de développement. Ceux-ci vont faire ressortir votre plan d’action.
Les actions contenues dans ce dernier doivent être le plus concrètes et détaillées possible.
